役員送迎を手配する時、皆様は何を基準に送迎会社を選ばれるでしょうか。
車両のグレード、料金、実績、ドライバーの経験。もちろん、どれも大切です。
しかしSAITO TAXIでは、もう1つ確認していただきたい点があると考えています。
それは、
「最初の問い合わせに、誰が、どのように対応するか」
ということです。
役員様が車に乗られるのは、まだ先かもしれません。けれど秘書様や総務の車両手配ご担当者様にとっては、1本の電話、1通のメールを送った時点で、既に送迎の準備が始まっています。
今回は、普段あまり表に出ることのない「手配対応の品質」について、SAITO TAXIで実際に行っている確認や対応を交えながらお話しします。
秘書様は「車だけ」を手配しているわけではありません
役員送迎の手配は、外から見ると「何時に、どこへ車を呼ぶか」を決める仕事に見えるかもしれません。
しかし実際には、役員様の1日の流れ全体を見ながら、移動に必要な時間を組み立てる必要があります。
例えば、朝10時から取引先との会議、その後に本社で社内会議、午後には別の企業を訪問し、夕方から会食という予定があるとします。
この場合、単純に会議の終了時刻から次の訪問先までの移動時間を計算するだけでは足りません。会議が予定通り終わるか、役員様が会議室から車寄せまで移動するのに何分かかるか、訪問先に到着してから受付や会議室まで移動する時間があるかなども考える必要があります。
つまり、予定表で30分空いていても、その30分全てを移動に使えるわけではありません。
SAITO TAXIでは、お迎え時間だけを確認して終わりにするのではなく、次の予定や到着希望時刻も伺います。
「次のお約束は何時でしょうか」
「何分前くらいのご到着をご希望ですか」
「訪問先では車を待機させておいた方がよろしいでしょうか」
といった確認です。
こうした情報があることで、単なる送迎ではなく、役員様の予定に合わせた運行計画を立てられます。
「まだ全部決まっていないんです」でも大丈夫です
企業様からのお問い合わせでは、「まだ予定が完全に決まっていないのですが……」とご相談いただくことがあります。
訪問先からの返答待ち、会議時間の変更、同乗される方の予定、会食場所の未確定など、役員様のスケジュールが最初から全て決まっているとは限りません。それでも、車両だけは早めに確保しておきたいというケースもあります。
そのような時、SAITO TAXIでは、
「今お決まりになっているところから、1度整理しましょう」
とお伝えしています。
例えば、現在決まっている出発地と訪問先、確定している時間、未確定の予定を順番に伺います。その上で、車両を確保するために必要な情報と、後から変更できる情報を分けて整理します。
「全て決まってから、改めてご連絡ください」とお伝えするのではなく、現時点で手配できる部分を確認し、追加で決まった内容は後から反映できるようにしておく。
この進め方であれば、ご担当者様が予定を完全に整理してから連絡する必要はありません。
私自身、齋藤の初期対応には絶対的な信頼を置いています
ここで少し、SAITO TAXIで日々現場に立つ私、米田自身の話をさせてください。
私は普段から、齋藤がお客様からのお電話やメールに対応している様子を見ています。その中で、特に印象に残っているのは、最初に伝えられた情報だけで判断せず、当日の運行に必要な情報を具体的に確認していく姿勢です。
例えば、「朝6時に役員宅へ迎えに行き、ゴルフ場まで」というご相談であれば、日時と住所だけで予約を完了することはありません。
ゴルフ場のスタート時刻、到着希望時刻、ゴルフバッグの本数、同乗者の有無、帰りの行き先、プレー後に会食などの予定があるかを確認します。
その結果、スタート時刻から逆算して「6時のお迎えでは余裕が少ないため、15分ほど早めた方が安心です」とご案内することがあります。
また、訪問先が複数ある場合には、各訪問先での滞在時間や次の予定を確認し、車両を待機させる必要がある区間と、いったん運行を終了できる区間を整理します。
こうした確認を最初に行うことで、当日に「ゴルフバッグが車内に収まらない」「到着してから受付までの時間が足りない」「帰りの行き先が決まっていない」といった確認が残りにくくなります。
私はドライバーとして現場を担当する立場だからこそ、事前に情報が整理されていることの重要性を実感しています。
最初の段階で確認ができているほど、当日のドライバーは運行そのものに集中できます。
最初のお電話で、SAITO TAXIを選んでいただくことがあります
SAITO TAXIでは、最初のお問い合わせの段階で、具体的な手配内容まで整理できることがあります。
例えば、「朝6時に役員宅へ迎えに行き、ゴルフ場までお願いしたい」というご相談の場合、まず日時と出発地、目的地を確認します。
その後、ゴルフ場のスタート時刻を伺い、移動時間だけでなく、受付やクラブハウスまでの移動時間も含めて、お迎え時刻を検討します。
ゴルフバッグが複数ある場合は、同乗者の人数と合わせて車内のスペースを確認します。帰りの行き先が未定であれば、現時点では片道の手配として進めるのか、帰りの時間まで車両を確保しておくのかを確認します。
このように、最初の電話で確認する内容は、単なる予約情報の聞き取りではありません。
ご担当者様がまだ把握されていない条件をこちらから確認し、当日の運行に影響する点を事前に整理することが目的です。
その結果として、「そこまで確認してもらえるなら、お願いしやすい」とご依頼を決めていただくことがあります。
秘書様の仕事は「何も起きなければ当たり前」に見える仕事かもしれません
朝、役員様のお車が予定通り到着する。予定時刻に出発し、訪問先へ到着する。次の予定にも影響がなく、1日が終わる。
周囲から見ると、特別なことは起きていないように見えるかもしれません。
しかし、その状態をつくるために、秘書様や総務担当者様は、時間、訪問先、同乗者、車両、変更事項などを事前に確認しています。
SAITO TAXIでは、送迎会社側の確認不足によって、ご担当者様の作業を増やさないことを重視しています。
例えば、最初のお問い合わせで伺った出発地や訪問先、到着希望時刻、待機の有無などを整理しておけば、後から
「もう1度住所を教えてください」「その内容はドライバーに伝わっていません」
といったやり取りを減らせます。
また、予定変更があった場合も、変更箇所だけを確認できるようにしておけば、最初から全てを説明し直していただく必要はありません。
車両手配によって、ご担当者様の確認作業を増やさないこと。
そのために、初期対応の段階で情報を整理しておくことが重要だと考えています。
「伝言ゲーム」をできるだけ減らす
送迎会社によっては、受付担当者が依頼を受け、配車担当者へ伝え、さらに当日のドライバーへ内容が引き継がれる仕組みになっています。
その過程で、時間や住所などの基本情報は伝わっても、
「役員様は予定より少し早めに出られることが多い」
「玄関前ではなく、少し離れた場所で待っていてほしい」
「到着したら秘書へ一報してほしい」
といった細かな要望が抜けてしまうことがあります。
SAITO TAXIでは、代表の齋藤が電話やメールで直接ご相談を伺い、実際の運行を想定しながら必要な情報を確認します。
例えば、待ち合わせ場所についても、住所だけでなく、車両を停められる場所、建物の入口、周辺の交通状況、役員様が出てこられる場所を確認します。
到着時の連絡方法についても、電話がよいのか、メールがよいのか、秘書様へ直接連絡するのかを事前に決めておきます。
こうした内容をあらかじめ整理しておくことで、当日のドライバーが現地で迷ったり、到着後に確認の電話を重ねたりする場面を減らせます。
現場を知っている人間が、最初の窓口にいる
そのことが、初期対応の具体的な違いにつながっています。
秘書様が「車のことを考えなくていい時間」を増やしたい
役員様がご乗車になった後も、
「車は到着しただろうか」
「次の予定には間に合うだろうか」
と秘書様が確認し続けなければならないのであれば、手配の負担は残ったままです。
SAITO TAXIでは、事前に確認した内容をもとに、出発地、訪問先、到着希望時刻、待機の有無、連絡方法などを整理して運行に反映します。
そのため、ご担当者様が当日に車両の状況を何度も確認しなくても済むようになります。
もちろん、予定変更や道路状況など、事前に予測できないことが起きる場合もあります。その際も、どの時点で誰に連絡するかをあらかじめ確認しておけば、必要な情報を速やかに共有できます。
秘書様には、秘書様にしかできない仕事があります。
私達は、車両手配と送迎に関する確認を引き受けることで、ご担当者様が車のことを確認する回数を少しでも減らすことを目指しています。
良い役員送迎は、車が到着する前から始まっています
アルファードの快適性、清潔な車内、ドライバーの接遇、安全運転、時間通りの運行。どれも大切です。
しかし、当日の運行がスムーズに進むかどうかは、車両が到着する前の準備にも左右されます。
最初のお電話で、出発地と目的地だけでなく、次の予定、到着希望時刻、待機の有無、同乗者、荷物、連絡方法まで確認できているか。
予定が未確定の場合に、決まっている内容と未確定の内容を分けて整理できているか。
変更があった時に、どの情報を更新すればよいかが明確になっているか。
こうした準備ができていれば、当日のドライバーは確認作業に追われず、運行に集中できます。ご担当者様も、車両手配の進捗を何度も確認する必要がなくなります。
役員様が車に乗られる前に、必要な情報が整理され、当日の動きが見えている。
SAITO TAXIでは、そこまでを初期対応の役割だと考えています。
まだ予定が決まっていなくても、お気軽にご相談ください
初めて役員送迎を手配される方、現在の車両手配に少し不安を感じている方、役員様の挨拶回りや接待ゴルフなど、どのように車を組めばよいか迷われている方。
予定が全て確定していなくても構いません。
「こういう予定なのですが、どのように手配すればよいでしょうか」
という段階からご相談ください。
SAITO TAXIでは、出発地や目的地を伺うだけでなく、次の予定、到着希望時刻、待機の有無、同乗者や荷物、当日の連絡方法などを確認し、現時点で決まっている内容を整理します。
その上で、今すぐ決める必要があることと、後から変更できることを分けてご案内します。
SAITO TAXIがお手伝いするのは、車を1台用意することだけではありません。
ご担当者様が当日の車両手配について、何度も確認しなくても済む状態をつくること。
それも、私達の仕事です。
役員送迎の品質は、車が到着した瞬間からではありません。
最初のお電話で、どの情報を確認し、どこまで当日の流れを整理できるか。
その準備から、既に始まっています。
「この記事を書いた人：共同代表 米田」
